关键要点
- 赵校长曾每天工作14小时，周末无休，管理全靠"土办法"
- 使用小禾帮后，每天节省至少3小时的管理时间
- 机构续费率从58%提升到86%，家长满意度显著提高
- "以前是系统和数据管人，现在是人在管系统和数据"
引言：从"拼命三娘"到"甩手掌柜"
在河南郑州，有一位被同行称为"拼命三娘"的教培机构校长——赵雅芝。
从2015年创业至今，她创办的"雅芝艺术培训中心"已经从最初的家庭式培训班，发展成为拥有3个校区、800多名学员的中型机构。但成功的背后，是她日复一日的超负荷运转。
展开剩余86%"那几年，我每天早上7点到校区，晚上10点才能回家，周末从来没有休息过。"赵校长说，"所有事情都要我亲自盯着——排课、考勤、收银、家长沟通……感觉就像一个陀螺，永远停不下来。"
这种状态，在2022年发生了改变。
困境：一个人撑起一个机构
2015年，赵雅芝在郑州东区租了一间80平米的教室，招收了第一批20名学生。凭借着对舞蹈的热爱和认真负责的态度，口碑越来越好，学生越来越多。
但问题也随之而来。
人手不够
2018年，学员突破200人时，赵雅芝开始雇人。但新招的教务人员流动性很大，两三年间换了七八个。"培养一个人需要时间，但刚培养好就走了。后来我索性所有事情都自己来，不敢再依赖别人。"
流程混乱
从报名、排课、考勤到收费、退费，每个环节都有大量细节需要处理。赵雅芝用最原始的方式——纸质记录和Excel表格来管理。"
写着写着就乱了。有一次，一个学生已经毕业了，档案却还躺在'在读学员'文件夹里，家长问起的时候特别尴尬。"
时间不够
最让赵雅芝崩溃的是时间。"每天有处理不完的杂事：家长问课表要查半天，对账要对着Excel表一项项核对，老师请假了要临时调课还要挨个通知家长……真正用在教学和研究课程上的时间，可能连20%都不到。"
2021年暑假，一位老学员的家长给赵雅芝提了个建议："赵校长，您现在机构这么大，是不是可以考虑用一套管理系统了？我看很多大机构都在用，对招生、管理都很有帮助。"
初试：差点被"坑"的经历
那位家长推荐了一家管理系统。赵雅芝花了2980元年费开通了账号，结果发现——
"界面特别复杂，光是培训就花了三天。"赵雅芝苦笑，"而且很多功能根本用不上，比如什么'加盟商管理'、'多城市运营'，我一个郑州的机构要这些干嘛？"
用了一个月后，赵雅芝果断放弃。"年费交了快3000块，最后还是回到了Excel表格。"
这次经历让她对"管理系统"产生了偏见："都是智商税，说的好听，实际根本不好用。"
转机：一通15分钟的电话
2022年3月，小禾帮的销售人员联系上了赵雅芝。
"说实话，一开始我是拒绝的。"赵雅芝坦言，"被那家系统'坑'过之后，我对这类产品有了阴影。"
但对方的一句话打动了她："赵校长，我们不强求您马上购买。您先用一个月，不满意随时退款。499元年费也不贵，就当少招一个学生的试错成本。"
抱着"反正也不贵"的心态，赵雅芝同意试用。
"那天，销售给我做了一次15分钟的产品演示。"赵雅芝回忆，"他没讲什么高大上的概念，就是直接演示排课、考勤、家校通知这些我每天都在用的功能。我一看，哦，原来系统可以这么简单。"
蜕变：三个月脱胎换骨
第一个月：告别"Excel时代"
刚上手小禾帮时，赵雅芝心里还是有点忐忑。"毕竟是花了钱的，万一又不好用怎么办？"
但用了第一周，她就发现了不同。"界面很清爽，功能一目了然。我要做排课，就点'排课'；要做考勤，就点'考勤'。不像之前那套系统，功能堆了一堆，想找个按钮要找半天。"
最让她惊喜的是数据迁移。"原来担心要把几百个学员的信息重新录入系统，工作量太大。结果小禾帮支持批量导入，我用了一上午就把所有数据迁移好了。"
第二个月：尝到甜头
一个月后，赵雅芝开始体会到系统带来的便利。
"以前每到续费季，我要挨个给家长打电话、发微信，确认续费意向、约定缴费时间，忙得焦头烂额。现在系统自动筛选出快到期学员，一键发送续费提醒，效率高了不知道多少。"
考勤也方便了。"以前签到要纸质签字，有的家长忘记签、有的字看不清，每个月统计出勤率都要花大半天。现在扫码考勤，系统自动统计，还支持人脸识别，2秒钟就能完成签到。"
第三个月：彻底放权
三个月后，赵雅芝做了一个大胆的决定：把日常管理工作交给教务主管，自己腾出精力做更重要的决策。
"以前不敢放权，是因为所有数据都在我脑子里，别人接手不了。现在系统把所有数据都整理得清清楚楚，任何人经过简单培训都能上手。"
她招聘了一名专职教务主管，把排课、考勤、家长沟通等日常事务都交给了对方。"我现在主要精力放在课程研发、师资培训、市场拓展这些战略层面。感觉终于从繁琐的事务中解脱出来了。"
数据：从58%到86%的续费率
使用小禾帮一年后，赵雅芝的机构发生了显著变化：
续费率大幅提升
"以前家长续费要靠'催'，而且催了也不一定续。"赵雅芝说，"现在系统每月自动推送孩子的学习报告，家长能清楚看到孩子的进步和成长，续费意愿自然就高了。"
数据显示，雅芝艺术培训中心的续费率从之前的58%提升到了86%。
管理效率提升
"以前每天要花至少4个小时处理各种杂事，现在基本上1个小时就能搞定。"赵雅芝说，"省下来的时间，我可以去听课、磨课，提升教学质量。"
家长满意度提高
"以前家长问孩子学得怎么样，我只能凭印象说个大概。现在系统里有详细的学习记录、课堂点评、成长轨迹……家长的反馈都说，现在比以前更了解孩子在学校的情况了。"
感悟：数字化不是"高大上"，而是"接地气"
回顾自己的数字化转型之路，赵雅芝感慨万千。
"以前总觉得数字化是大公司的事，像我这种小机构用不上。"她说，"但真正接触了才发现，数字化不一定非要大投入、复杂系统，关键是找到适合自己的工具。"
"小禾帮给我最大的启发是：技术应该是服务于人的，而不是让人去适应技术。"赵雅芝说，"以前那套系统，功能很多但不好用；小禾帮功能可能没那么花哨，但每一个功能都戳中了我的痛点。"
她总结了自己选择系统的三个标准：好用、易用、用得起。
"好用，就是功能真正能解决实际问题；易用，就是上手门槛低，不需要专业培训；用得起，就是价格合理，不给机构增加负担。小禾帮三条都满足了。"
展望：从"管事"到"管人"的升级
对于未来，赵雅芝有了新的规划。
"现在基础管理工作交给系统了，我可以腾出更多精力来做'人的管理'。"她说，"比如教师的培训和发展、团队的激励机制、机构的文化建设……这些才是决定机构能走多远的关键。"
她计划用三年的时间，把雅芝艺术培训中心打造成郑州东区的舞蹈教育品牌，同时探索多校区运营的可能性。
"有了小禾帮这样的系统，多校区管理也不再是难题。"赵雅芝笑着说，"以前觉得不可能的事，现在觉得都可以试试。"
发布于：湖北省